인사·노무 업무 개인정보보호 원칙과 기준 제시 - 개인정보위·고용노동부, 「개인정보 보호 가이드라인(인사·노무편)」 발표 -
□ 개인정보보호위원회(위원장 고학수, 이하 ‘개인정보위’)는 고용노동부(장관 이정식)와 함께 「개인정보보호 가이드라인(인사‧노무편)」을 개정하여 1월 31일에 발표하였다.
○ 이번 지침(가이드라인)은 디지털 장치를 이용한 근로자 개인정보 처리* 증가와 관련하여, 개인정보 보호 수준을 제고하기 위해, * 사업장 내 안전 관리, 출입통제, 기밀유출 방지, 재택근무 등의 목적으로 처리
○ 산업계‧시민단체 협의 및 전문가 자문 등을 거쳐,
- 근로관계 전반에 걸쳐 개인정보보호에 필요한 사항과 폐쇄회로 텔레비전(CCTV) 및 위치‧생체정보 처리장치 등 디지털 장치 도입 시 준수사항 등을 마련하였다.
□ 본 지침(가이드라인)은 인사‧노무 업무를 ①채용준비-②채용결정-③고용유지-④고용종료 4단계로 나누어 각 단계별 준수사항을 안내하고 있다.
첫째, 채용준비 단계에서는
○ 개인정보를 최소한으로 수집하여 안전하게 관리하기 위한 계획을 수립하고,
○ 채용 전형 시, 입사지원자가 불필요한 개인정보를 제출하지 않도록 사전에 안내하여 최소한의 개인정보 처리를 하며,
- 합격여부는 당사자에게 직접 통보하여 불필요한 노출을 방지하고, ※ 누리집을 통한 통보는 비밀번호 등으로 본인 확인 후 실시
○ 채용여부 확정 후, 채용서류는 반환하거나 온라인 제출로 반환이 어려운 경우 등에는 지체없이 파기하는 한편
- 채용시험 점수의 열람 요청 시 특별한 사정이 없는 한* 열람을 허용해야 하며, * 면접 과정‧내용 등 공개에 따라 공정한 업무 수행이 현저히 곤란한 사항은 비공개 대상이 될 수 있음
- 인공지능 등 완전히 자동화된 시스템으로 채용전형 진행할 시, 정보주체가 요구하는 경우 해당 시스템에 의한 결정에 대해 채용 담당자 등이 검토하여 검토 결과를 설명하도록 하였다.
둘째, 채용결정 단계에서는
○ 근로자 명부, 임금대장 등 법령상 의무준수를 위해 필요한 경우 해당 법령근거를 안내하고 개인정보를 수집해야 하며,
○ 인사발령․교육․복리후생․연봉계약․근무성적평가 등 근로계약 체결‧이행을 위해 필요한 최소한의 개인정보를 수집하고,
- 법령준수 및 단체협약‧취업규칙‧근로계약 체결‧이행에 필요한 개인정보 이외의 수집은 개인정보 최소수집 원칙에 위배될 소지가 있음을 안내하였다.
셋째, 고용유지 단계에서는
○ 근로자의 개인정보를 공개하려는 경우 원칙적으로 근로자 동의를 받아야 하며, ※ 징계‧해고 등의 내용은 원칙적으로 비공개하는 것이 바람직
- 급여 등 개인정보 처리 위탁 시 교육‧감독 등을 철저히 하고,
- 영업 양도‧합병 등으로 근로자 개인정보 이전 시, ①이전 사실, ②받는 자의 연락처, ③이전을 원하지 않는 경우 조치 방법 등을 알려야 하며,
○ 디지털 장치 도입(변경‧추가) 시에는
1) 근로자 등 이해관계자에게 디지털 장치 도입 목적과 개인정보 처리내용 등을 설명한 후 의견을 청취하고, ※ 노사협의회가 설치된 경우 노사협의를 해야 함(근로자참여법 제20조 제1항 제14호)
2) 근로조건별 복무관리 등 법령상 의무준수 및 근로계약 이행 등에 필요한 최소한의 범위 내에서 개인정보를 수집‧이용하며, ◈ 수집‧이용 근거가 불명확한 경우 동의를 받아야 하며, 이 경우 ㄱ) 필요한 최소한의 처리, ㄴ) 동의 내용의 명확한 고지, ㄷ) 능동적 의사 확인, ㄹ) 선택권 보장에 각별히 주의 3) 폐쇄회로 텔레비전 촬영범위 조정 등으로 개인정보 수집을 최소한으로 하고, 디지털 장치를 대체할 수 있는 수단*을 마련하고, * 출입통제 목적 지문인식 기기 도입 시, 지문인식을 대체할 수 있는 출입증 등
4) 개인정보처리방침을 통해 개인정보 처리내용을 근로자에게 공개하며, 안전성 확보에 필요한 조치를 수행하여야 함을 안내하였다.
○ 아울러, 근로자의 개인정보 열람요구권 등 권리도 보장하고, - 근로자의 개인정보 침해 등과 관련한 피해구제 방법을 안내하였다. ○ 개인정보 침해 신고 : 개인정보침해신고센터(☎국번없이 118) ○ 사용자의 부당노동행위 신고상담 : 고용부 고객상담센터 (☎국번없이 1350) ○ 분쟁조정 : 개인정보 분쟁조정위원회 (☎:1833-6972, 평일 09:00-18:00)
넷째, 고용종료 단계에서는
○ 퇴직으로 인해 개인정보가 불필요하게 된 경우 원칙적으로 복구 또는 재생되지 않는 방법으로 지체없이 파기하고,
○ 경력증명서 발급을 위한 개인정보는 보유기간을 공식적으로 정하여 개인정보처리방침에 작성‧공개하며, - 인사정책 수립목적으로 퇴직자 인사정보가 필요한 경우, 익명 또는 가명처리 후 통계 등의 형태로 이용할 수 있음 등을 안내하였다.
□ 개인정보위 및 고용노동부는 인사‧노무 업무담당자 등이 현장에서 지침(가이드라인)을 적극적으로 활용할 수 있도록,
○ 개인정보위·고용노동부 누리집(www.pipc.go.kr/www.moel.go.kr), 개인정보보호포털(privacy.go.kr) 등에 공개하고 온·오프라인 교육과 홍보를 병행해 나갈 예정이다.
□ 고학수 개인정보위 위원장은 “그간 산업계, 시민단체, 전문가 등 여러 이해관계자들과 함께 많은 논의와 연구를 거쳐 인사·노무 분야 개인정보보호 지침(가이드라인)을 마련했다”면서,
○ “앞으로도 사회환경과 근로환경 변화 등을 고려하여 필요에 따라 제도개선을 지속적으로 추진하겠다.”고 밝혔다.
* 기타 자세한 내용은 첨부파일을 확인해주시기 바랍니다.
- 담당자 : 개인정보보호정책과 정영수(02-2100-3060)
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